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1. Accounting Voucher
2. Voucher Entry
3. Exercise – 1


Objective :-
1. वाउचर एंट्री के टाइप देखना
2. वाउचर एंट्री करना

Voucher: एक Viucher  एक Document होता है, जो किसी वित्तीय transection  का विवरण होता है | मैन्युअल Entry में इस जर्नल एंट्री भी कहते है | वाउचर में सभी business ट्रांजेक्शन पूर्ण विवरण के साथ Record किया जाता है |

Types of Voucher: Tally.ERP 9 में पूर्व निधारित निम्नलिखित Voucher प्रकार है |

1) Contra (F4) : यह प्रकार केवल Bank अकाउंट और कैश ट्रांजेक्शन के लिए Use होता है | उदाहरण के लिए आपने बैंक में कैश जमा किया या बैंक से Cash निकाला या फिर एक बैंक Account से दूसरे अकाउंट में पैसा Transfer किया तो इन्हे Contra में लेना चाहिए| लेकिन बैंक से लोन लिया तो यह इस वाउचर टाइप में नही आएगा|
Eg. 1) Open Bank Account in Bank of India with Rs. 5000
2) Withdrawn from Bank of India Rs. 2000

2) Payment (F5) : यह प्रकार तब Select करे जब ट्रांजेक्शन कैश में हो| उदाहरण के लिये जब cash a/c या किसी बैंक Account से कैश से Pay किया हो तो इस टाइप को Select करे|
E.g. 1) Machinary Purchase for cash Rs. 20000
2) Salary Paid Rs. 3000

3) Receipt (F6) : जब Business में कोई भी स्त्रोत से कैश या Chaque आता है तो इस वाउचर का टाइप सिलेक्ट करे|
E. g. 1) Machinary Sold for cash Rs. 10000
2) Commission Received Rs. 2000

4) Journal (F7) : जब गैर कैश Transection  हो या जो उपर दिए गए किसी Type में फिट नही हो रहा है तो इस टाइप को सिलेक्ट करे| Example  के लिए क्रेडिट पर सेल्स और Purchase, लिए लोन पर Intresy देना या कुछ अकाउंट एडजेस्टमेंट|
E.g. 1) Depreciation to be charged on Machinery Rs. 50000
2) Bills Receivable of Rs. 10000 from Sun Traders.
3) Bills Payable to India co. of Rs. 2500

5) Sales (F8) : सभी Cash और क्रेडिट सेल्स के लिए यह टाइप Select करे|
E.g. 1) Sold Goods on credit to Sun Micorsystem for Rs. 20000

6) Credit Note (Ctrl + F8) : जब हमें Sale किया हुआ माल वापस मिलता है, तो उसका Detail एक नोट में होता है जिसे Credit Note कहा जाता है | जब Sales Return Transection  हो तब यह वाउचर टाइप Select करे|
E.g. 1) Goods Return by Sagar Traders of Rs. 2500

नोट – डेबिट/क्रेडिट नोट को Active करने के लिए Vaocher  एंट्री स्क्रीन पर F11 कि प्रेस करे| फिर Use Debit/Credit Notes के आग Yes दे| इसके अलावा Reverse Journal और Memo को एक्टिव करने के लिए Use Rev. Journal & Optional vouchers के आगे Yes दे| आखिर में सेव करने के लिए Ctrl + A प्रेस करे|



7) Purchase (F9) :- सभी Purchase (कैश और क्रेडिट मे) को Purchase Voucher टाइप में एंटर करे|
E.g. Puchase Machinery from Sun Traders for Rs. 40,000/-.


8) Debit Note (Ctrl + F9) :- जब हम Purchase हुआ माल वापस करते है, तो उस माल का विवरण एक नोट में होता है | इस Debit Note कहा जाता है। जब Purchase रिटर्न ट्रांजेक्शन हो तब यह वाउचर टाइप सिलेक्ट करे|
e.g. 1) Goods return to Sumit Traders of Rs. 3000

9) Reversing Journal (F10) :- इस Entry का प्रभाव सिधे Account पर नही होता| कई बार कुछ Transection  के असर को प्रयोगात्मक के लिए देखना होता है, तब इस Voucher टाइप को सिलेक्ट करे|
इस टाइप में कि जाने वाली Entries का असर वशेष पिरीएड के लिए हि हेाता है और हम उस पिरीएड पर ही इसका Effect देख सकते है | इस पिरीएड के बाद इस Voucher  टाइप के सभी एंट्रीज Reverse  हो जाती है |
नोट: इस वाउचर टाइप एक्टिव करने के लिए voucher Entry screen  पर F11 प्रेस करे और Use Reversing Journals & Optional Vouchers option में Yes दे|

10) Memo (F10) :- मेमो voucher एक नॉन Accounting  वाउचर है और इसमें किए गए सभी एंट्रीज अकाउंट पर असर नही करते| यह एंट्रीज एक अलग Memory रजिस्टर में स्टोर होती है | आप इन मेमोरी वाउचर को रेगुलर voucher में कन्वर्ट करे सकते है | जब आप Future में होन वाले खर्च के लिए प्रावधान करना चाहते है, लेकिन भूलने की सभावना होती है, तो यह वाउचर टाइप Select करे|
उदाहरण के लिए जब आपने किसी एम्प्लाई को कुछ आइटम Purchase के लिए कैश देत है, जिसकी सही किमत आपको मालूम नही है | तो बजाय दो Entries करने के, जिसमें से एक petty cash advance और दुसरी बची नकदी की वापसी , आप इस एंट्री को Memory में करे और बाद में इस वास्तव में खर्च अमाउंट कि ही एंट्री Payment वाउचर में करे|

11) Post Dated :- इस Type का भविष्य की एंट्रीज के लिए ही Use हाता है | लेकिन मेमोरी Voucher  के विपरीत, यह Entries अपन आप दी गई तारीख पर रेगुलर एंट्रीज में Convert हो जाती है | रेगुलर होने वाले Transection  के लिए यह वाउचर टाइप Useful  है | उदा. अगर आप हर महीन की 10 तारीख पर Rent भुगतान करते है, तो आप post dated voucher टाइप में यह सभी Entries को करे और फिर हर मिहन की 10 तारीख को यह एंट्रीज ऑटोमेᳯटक रगलर एंट्री में कन्वर्ट होगी | Ctrl+T प्रेस करके आप Post Dated Voucher टाइप को Select करे सकते है |

12)Optional :- Optional वाउचर किसी भी वाउचर का प्रकार नही है | सभी वाउचर (non-accounting vouchers को छोड क) को Voucher एंट्री करते समय ऑप्शनल माक करे सकते है | ऑप्शनल वाउचर एक नॉन Accounting वाउचर है, यानी इसमें किए गए सभी वाउचर Entries का असर Account बैंक पर नही होगा| Tally इआरपी9 इन एंट्रीज को Lazer में पोस्ट नही करता लेकिन इसको अलग ऑप्शनल Rajistr में स्टोर करके रखता है | आप इनमें Change करे सकते है और जब चाह तब इन ऑप्शनल Voucher को रगुलर वाउचर में Convert करे सकते है |
उदाहरण के लिए आप 50,000 / - की मशीनरी के लिए अगले महीने में खर्च करना चाहते है, लेकिन इस वाउचर के साथ आज ही Report  दखना चाहते है | तो आप यह एंट्री करते समय आप इस Option मार्क कर सकते है | फिर जब आप इस ऑप्शनल Voucher के साथ रिपोर्ट देखोगे तो इसका इफेक्ट आप देख सकते है |

Creating a New Voucher Type हम उपरोक्त Voucher  टाइप के अलावा अन्य नया वाउचर टाइप बना सकते है | मान लीजिए हम Bank और पीटी कैश को अलग Record करना चाहते है और इसके लिए पहले से Define पेमेंट वाउचर की जगह दो वाउचर टाइप चाहते है | यह करने के लिए हम Bank Payment voucher टाइप बनाना होगा| एक नया Voucher टाइप बनान के लिए -
Go to the Gateway of Tally - Accounts Info. - Voucher Types - Create.
अब हम निम्न जानकारी को भरना है –

1. Name: Bank Payment
2. Type of Voucher: Payment (डिफ़ॉल्ट Tally.ERP 9 वाउचर को स्पेसिफई कर, जिसका कार्य नए वाउचर को कापी चाहिए)
3. Abbr.: Bank Pymt (संक्षिप्त रूप)
4. Method of Voucher Numbering: यहाँ आप Automatic, Manual or None में से किसी एक चुन सकते है |
5. Use Advance Configuration: No
6. Use EFFECTIVE Dates for Vouchers: No
7. Make ‘Optional’ as default: No (Yes दिया तो यह इस वाउचर टाइप को डिफ़ॉल्ट रूप से ऑप्शनल वाउचर बना देगा)
8. Use Common Narration: Yes
9. Narrations for each entry: No
10. Print after saving Voucher: No
11. Name of Class: Skip.
आखिर में सेव करने के लिए Y या Enter प्रेस करे|


Vouchar Entry :-
1) In Double Entry Mode :- इस टाइप में डेबिट और क्रेडिट का विवरण अलग कालम में होता है | नीचे double Entry Mode वाउचर एंट्री स्क्रीन का उदाहरण है:

ऊपर की स्क्रीन में निम्नलिखित कपोनंट है -
a) Date :-वाउचर एंट्री स्क्रीन के ऊपर बाएँ ओर, एक Date का Option होता है | वाउचर एंट्री करते समय पिछले वाउचर की डेट यहाँ Default  रूप से आ जाती है | इसमें बदली करने के लिए F2 कि प्रेस करे|
b) Type of Voucher :- स्क्रीन के उपर Select किया वाउचर का टाइप दिखता है |
c) Ref. :- यह आप्शन सिफ Purchase  और Sales टाइप में दिखता है | यहाँ आप बिल नंबर को रिफरेन्स Number के रूप में दे सकते है |
d) Dr/Cr :- यहाँ dabit लेजर Debit साइड में और क्रेडिट लेजर क्रेडिट साइड में Select करे| अगर आपको यहाँ Dr/Cr की जगह To/By दिख रहा है तो F12 कि प्रेस करे और Use Cr/Dr instead of To/By during entry के सामन Yes दे और फिर Save करने के लिए Ctrl + A प्रेस करे|
e) Debit/Credit Amount :- यहाँ Amount दे।
f) Narration :- यहाँ इस वाउचर Entey के बार में वि᭭तार से विवरण होता है।

2) In Single Entry Mode :- यह सिर्फ Payment, Receipt और Contra voucher टाइप के लिए है | यहाँ हम Voucher  एंट्री के समय डेबिट या Credit को स्पेसिफाई करने की जरूरत नही है | यह एक से अधिक डेबिट या Credit सिलेक्ट करने में Help करता है |


Note: Single Entry Mode को Active  करने के लिए Configure button को Click करे, फिर F12 कि प्रेस करे| बाद में Use Single Entry mode for Pymt./Rcpt./Contra के सामने Yes Select  करे| आखिर में Ctrl+A कि प्रेस करके सेव करे|

3) Show Ledger Current Balances :- उपर दिए गए वाउचर Entry के दौरान अगर आपको लेजर Balance  देखना है, तो F12 कि प्रेस करे| Show Ledger Current Balance के आगे Yes दे और फिर बाद में Ctrl+A कि प्रेस करके सेव करे|

4) Warn of Negative Cash Balance :- अगर आप चाहते है की, टैली ने आपको Negative  कैश की वार्निंग देना चाहिए, तो Configure बटन पर Click करे| F12 कि प्रेस करे और Warn on Negative cash balance के सामने Yes दे| आखिर में Ctrl+A कि प्रेस करके सेव करे|



Exercise – 1:
Sn.
Date
Voucher
Type
Perticular
Debit
Credit
Narration
101-04-2014F6 ReceiptsDr. Cash A/c
Cr. Capital A/c
1,00,0001,00,000
201-04-2014F7 JournalDr. Vehicle A/c
Cr. Capital A/c
50,00050,000
301-04-2014F7 JournalDr. Furniture A/c
Cr. Capital A/c
30,00030,000
410-04-2014F4 ContraDr. Bank of India
Cr. Cash Ac
50005000
521-04-2014F9 PurchaseDr. Purchase A/c
Cr. Cash A/c
7000070000
626-04-2014F8 SalesDr. Cash A/c
Cr. Sales A/c
3500035000
703-05-2014F8 Cr. Sales A/c SalesDr. Sujit A/c1000010000
812-05-2014F8 SalesDr. Bank of India
Cr. Sales A/c
80008000Ch. No.
303131
918-05-2014F5 PaymentDr. Telephone Bill
Cr. Bank of India
10001000Ch. No.
303133
1021-05-2014F6 ReceiptDr. Cash A/c
Cr. Commission A/c
25002500
112-06-2014F9 PurchaseDr. Purchase A/c
Dr. Himanshu Sales
1000010000
1215-06-2014Ctrl + F9
Debit
Note
Dr. Sun Mirosystem A/c
Cr. Purchase Return
A/c
20002000
1317-06-2014F5 PaymentDr. Salary A/c
Cr. Cash A/c
20002000
1420-06-2014F6 ReceiptDr. Cash A/c
Cr. Janta Bank A/c
2000020000
522-06-2014F5 PaymentDr. Advertisement A/c
Cr. Cash A/c
50005000
1606-07-2014F5 PaymentDr. Office Rent A/c
Cr. Bank of India
20002000Ch. No.
303132
1711-07-2014F8 SalesDr. Dhiraj A/c
Cr. Sales A/c
60006000
1813-07-2014Ctrl +F8
Credit
Note
Dr. Sales Return A/c
Cr. Dhiraj A/c
10001000
1918-07-2014F5 PaymentDr. Electricity Bill A/c
Cr. Cash A/c
30003000
2023-07-2014F4 ContraDr. Cash A/c
Cr. Bank of India
20002000
2125-07-2014F7 JournalDr. Vehical Depriciation
A/c
Cr. Vehical A/c
10001000
2225-07-2005F7 JournalDr.FurnitureDepriciation
A/c
Cr. Furniture A/c
30003000
2310-08-2014F5 PaymentDr. Janta Bank A/c
Cr. Cash A/c
26002600Being
Inst.P

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